”Katso kalenteristani sopiva aika ja pistä sinne varaus” – HEP! Minkä valtuutuksen juuri annoit?

Kuinka tavallisia ovatkaan lausahdukset päällekkäisistä palavereista tai täyteen buukatuista kalentereista, jotka luovat tarpeen venyttää työpäivää, jotta ne oikeatkin työtehtävät tulisivat tehtyä? Kuka aikaamme oikein tuhlaa ja millä valtuutuksella? Ikävä kyllä se suurin syntipukki tähän tilanteeseen taitaa löytyä peiliin kurkkaamalla.

Mietitäänpä sitten hetki tilannetta. Kuinka moni meistä merkitsee ensimmäisenä työviikkonsa kalenteriin aikavaraukset tärkeimpien työtehtäviensä hoitamiseen? Kuinka moni meistä onkaan sitten ensimmäisenä tinkimässä juuri näistä aikavarauksista esimerkiksi palaverikutsun takia?  Todennäköisesti ainakin jotkut meistä, sillä Työturvallisuuskeskuksen tuottavuusasiantuntija Risto Tanskasen mukaan 80 % palavereista tuntuvat työntekijöistä turhilta. Ja mikä voikaan turhauttaa enemmän kuin ajan antaminen palaverille, jolta puuttuu tavoite, johon tullaan valmistautumattomina, jossa oma rooli on epäselvä ja josta lähdetään epätietoisena yhdessä saavutetuista tuloksista! Näyttää vähän siltä, että täytynee taas napata illasta muutama tunti oman vastuualueen hommien hoitamiseen – ja täysin omaehtoisesti rakennettu kierre on valmis.

Mitäpä tapahtuisi, jos ottaisit aikasi hallinnan omiin käsiisi? Arvaan, että moni hymähtää heti, että joopa joo, missä välissä sen nyt tässä ehtisi tehdä. Olet täysin oikeassa, sillä ei ehdikään, jos kuvittelet sen tapahtuvan täysin itsestään. Ensimmäisenä voit kokeilla todella tärkeiden, aikakriittisten työtehtäviesi listaamista. Miten paljon niitä on ja miten paljon aikaa niiden tekemiseen arvioit tarvitsevasi? Siirrä nämä tehtävät kalenteriisi ja katso, miltä tilanteesi näyttää. Oletko tyytyväinen näkemääsi tai mitä kenties haluaisit muuttaa? Yllättäviä vaikutuksia ajankäyttöösi (sekä koko työyhteisösi toimintakulttuuriin) voit saada myös kysymyksellä: Mistä syystä tämä palaveri tarvitaan? Saamasi vastaukset voivat olla varsin mielenkiintoisia ja saatat harkita uudelleen, kenelle luovutat avaimet hallita ajankäyttöäsi.

Millä keinoilla sinä hallitset oman työaikasi järkevää käyttöä?