”Jos tämä menee meillä mönkään, niin onhan sitten plan B. Siinä meillä on todella hyvät mahdollisuudet onnistua, sillä …” SIIS NIINKU MITÄ? Kumpaan tässä keskitytään – suunnitelman vai varasuunnitelman toteuttamiseen?
Fokuksen kadottaminen on äärimmäisen helppoa. Erityisen helppoa se on silloin, kun tavoite on vähänkin kunnianhimoisempi. Entäpä jos tämä ei onnistukaan –kysymys plumpsahtaa mieleen lähes automaattisesti ja mieli alkaa välittömästi askaroida varasuunnitelman parissa. Ikävä kyllä tällöin myös energia suuntautuu pois alkuperäisestä tavoitteesta eli itse suunnitelman toteuttamisesta. Tällöin mielemme ikään kuin jo valmiiksi hyväksyy suunnitelman epäonnistumisen ja tyytyy varasuunnitelmaan. Monesti tällöin menetetään alkuperäiseen haasteeseen sisältyvä innostus ja tekemisen palo. Varasuunnitelmasta tulee helposti suoritus vailla selkeää merkitystä tai mielenkiintoa.
Hupaisaa on, että yhtä hyvin kuin itse suunnitelma, myös varasuunnitelma voi mennä pieleen, sillä suunnitelman kuin suunnitelman toteuttaminen sisältää joukon yllätyksiä ja epävarmuustekijöitä. Eteen tulevat haasteet ja ongelmat vaativat ratkaisua ja riskit tulee hallita joka tapauksessa. Kokemukseni perusteella voin sanoa, että onnistuminen haastavan suunnitelman toteutuksessa tuntuu aivan erilaiselta kuin vähän sinne päin olevassa suunnitelmassa onnistuminen. Eihän sitä talojakaan lähdetä rakentamaan sillä asenteella, että katotaan nyt mitä tästä tulee: kerrostalon suunnittelimme, paritalokin riittäisi ja roskakatoksen saimme aikaiseksi. Kyllä kerrostalon tekijät keskittyvät kerrostalon tekemiseen, jos kerrostalo on päätetty rakentaa eikä siinä vaiheessa enää varasuunnitelmiin vilkuilla. Keskittyminen suuntautuu suunnitelman onnistumiseen.
Minkä tason suunnitelmiin teidän organisaatiossanne keskitytään?
”Tämän projektin varasuunnitelma on hyvin yksinkertainen: palaamme takaisin nykyisiin työkaluihin. Täten keskitämme kaikki toimenpiteet vain ja ainoastaan projektin läpivientiin suunnitellusti ja aikataulussaan. Onko jollakin kysyttävää?” Eikä muistaakseni kellään ollut.
Mihin varasuunnitelmia oikeastaan tarvitaan? Niitä tarvitaan, jos jokin asia menee pieleen. Niin varmasti, JOS jokin asia menee pieleen. Varasuunnitelmat tehdään siis epäonnistumista varten!
Tietotekniikan liiton vuoden 2013 IT-barometrin mukaan IT-projekteista 35 % täytti seuraavat kolme kriteeriä: pysyi aikataulussa, pysyi sovitussa budjetissa sekä saavutti asetetut tavoitteet. Eli äkkiseltään voisi vetää sen johtopäätöksen, että tutkimuksessa mukana olleissa IT-projekteissa on ainakin satsattu tosissaan varasuunnitelmien tekoon. Kuvittelepa hetki tilannetta, JOS varasuunnitelman laatimiseen käytettävät voimavarat suunnattaisiinkin projektin onnistumisasteen nostoon. Eli nimenomaisesti tuohon 65 %:iin, joka on selkeästi isompi luku kuin 35 %, joten siihen olisi todennäköisesti siis myös selkeästi helpompaa osua.
Mikä on hurjin – siis todellakin hurjin – kuvitelmasi, mitä IT-projektien onnistumisasteen parantumisesta voisi seurata?
”Meidän pomot ne kyttää vaan pelkkiä numeroita. Kattoisivat edes joskus päiten ja sanoisivat vaikka että terve, kuis sulla tänään pyyhkii.” NYT STOP.
Minkä juuri ohitit? Korjattavan tilastonumeron vai tilastonumeron korjaajan?
Tuottavuus ja tehokkuus ovat tämän päivän sanoja organisaatiossa kuin organisaatiossa. Säästötalkoita ja leikkauslistoja, toimintojen karsimista ja uudelleen organisointeja, yt-neuvotteluja ja ulkoistuksia – kaikkia yhdessä tai erikseen. Tulosta on saatava aikaiseksi, mielellään nopeasti ja kilpailijoita enemmän. Ilmapiiri kiristyy kiristymistään ja ohikävelyistä tulee toimintamalli.
Koneella on tietty toimintakapasiteetti, jolla se maksimissaan toimii. Lähtökohtaisesti kone tekee vakiolaatua, joten sen toiminta ja tulokset ovat ennakoitavissa. Sen sijaan ihmisten toimintakapasiteetti on rajallinen niin ajan kuin määränkin suhteen. Myös laadussa voi olla suuria eroja ja ihmisen toiminta saattaa olla myös täysin ennalta-arvaamatonta ja epäloogista. Juuri inhimillisyydessä piileekin ihmisen ylivoima – vielä toistaiseksi, sillä robotismi kehittyy hurjaa vauhtia tunteiden, luovuuden ym. inhimillisten kykyjen alueella. Koska kasvu ja kehittyminen tapahtuvat vuorovaikutuksessa, robotit tulevat todennäköisesti haastamaan myös ohikävelyiden mahdollisuudet organisaatioissa.
Miten onnekkaita siis olemmekaan voidessamme pilotoida toimintaa jo nyt, täysin aidoissa ympäristöissä, suoraan silmästä sieluun?
Aamun raikkaus oli vielä ilmassa, kun puistoisella jalkakäytävällä vastaani potkutteli rollaattorillaan kevyeen kesätakkiin ja ruudulliseen lippalakkiin pukeutunut iäkäs herra. Ohittaessamme toisemme tervehdimme hymyssä suin. Hänen rauhallinen ja elämänkokemuksensa täyttämä ääni sai askeleeni kevenemään ja mieleni täyttymään tyyneydestä.
Päiväkodin ohi astellessani näin aidanraosta päiväkotilaisia pihaleikeissään, kuravaatteissaan, pipoissaan ja raittiista ilmasta innoissaan. Silmäni kohtasivat keinussa kiikkuvan pikkutytön kanssa. Hän hihkaisi minulle reippaasti ja kuuluvasti moit. ”Moi”, sanoin myös minä ja hymyilin tytölle tuntien lapsesta tarttuvan reippaan iloisuuden vetävän suupieleni korviin.
”Mahdettaisko me mahtua samaan kyytiin?”, kysyi kävelykeppiin nojaava vanhempi herrasmies kauppakeskuksen hissitasanteella. ”Kyllä varmasti mahdumme”, sanoin ja pidin hissinovea avoinna, jotta hän pääsi siirtymään hissiin. Keskustelimme hissimatkamme aikana hyvin luontevasti hissinkäytön helppoudesta. Ennen hissistä poistumistaan hän kääntyi puoleeni, katsoi lempeästi silmiini ja toivotti hyvää päivänjatkoa. ”Kuin myös teille oikein hyvää päivänjatkoa.” Tuntui kuin olisimme tunteneet toisemme huomattavasti paria kerrosväliä kauemmin.
Minkälainen hetki – kohtaaminen – on viimeksi lumonnut sinut?
”Mitäpä tässä turhan päiten hötkyilemään, meillä menee olosuhteisiin nähden vielä ihan kivasti. Kyllä ajat tästä paranevat, kun vaan jokin aika vielä sinnitellään.” STOP TYKKÄNÄÄN.
Siinä vaiheessa, kun yrityksen ponnistelut keskittyvät mukana roikkumiseen, kun keskinkertaisuudesta on tullut tavoiteltavaa ja teoista suurin on odottelu, kaikkien mahdollisten herätyskellojen tulisi rämistä täysillä. Jonkin aika on silloin käsillä!
Yritystä on todella vaikea johtaa vain taustapeileihin vilkuilemalla – ellei sitten ihan oikeasti olla pakittamassa. Katse tulee suunnata joka hetki eteenpäin. Pitää tuulilasi kirkkaana ja puhtaana, jotta edessä oleva tie ja sen haasteet ovat selkeästi nähtävissä. Sivupeilejä tarkkailemalla voi tehdä havaintoja muiden tiellä kulkijoiden toimista. Taustapeiliin vilkaisemalla saa muistutuksen kuljetusta tieosuudesta. Kaikki aistit keskitetään havaintojen tekemiseen liikenteestä, kelistä ja auton kunnosta. Tavoite on selvä: matkan eteneminen.
Joka päivä yrityksissä tehdään lukuisia valintoja ja ratkaisuja, jotka vaikuttavat yrityksen tulevaisuuteen, joko välittömästi tai viiveellä. Jonkin asian tekemättä jättäminenkin on aina valinta. Suurin ero on kuitenkin energiassa: odottelu on passiivista ja tekeminen on aktiivista. Huonoistakin päätöksistä saa aina kokemuksia, kun sen sijaan päättämättömyydestä seuraa yleensä vain turhanpäiväistä jossittelua.
Minkä aika teidän yrityksessänne nyt siis olisi?
Tänään on sitten se päivä, kun vihdoinkin avaan Ajatustuulettamon. Olen pyöritellyt ajatusta päässäni ja paperilla. Veivannut ja veivannut kuukausi tolkulla ja sitten luin Marita Engbergin sanat:
Älä aina siirrä suunnitelmiasi. Joskus on vain paras toteuttaa ne.
No juurikin niin! Tuskinpa minäkään Ajatustuulettamon avaamisella sentään ihan kansainvälistä selkkausta pystyn synnyttämään. Todella kovan luokan yllätys olisi myös verkkopalvelimen kaatuminen kävijöiden runsauteen. Joten NYT on aika avata Ajatustuulettamon ikkunat sepposen selälleen ja antaa ajatuksille raitista ilmaa.
Miten sinä hoidat ajatustesi päivittäisen tuulettamisen?